Manual de Operaciones Definitivo

Guía Electoral 2025 para el Personal en Países Bajos

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Rol: Notario Electoral

Tarea 1: Envío de Documentación

  • Qué: Consolidar y reenviar su postulación completa.
  • Por qué: Requisito indispensable para evitar observaciones y confirmar su habilitación.
  • Cuándo: Inmediatamente.
  • Con qué: Formulario, Declaración Jurada, CV, CI/Pasaporte, Títulos, Cert. no militancia.
  • A quién: Enviar al chat privado de `Gabriela Tse Bolivia` y subir a la carpeta de Drive `RESPALDO DE DOCUMENTOS`.
  • Cómo: Unir todos los documentos en un solo PDF en el orden correcto (Formulario, DJ, CV, etc.).

Tarea 2: Curso Virtual de Habilitación

  • Qué: Aprobar el curso virtual obligatorio.
  • Por qué: Sin la aprobación, no podrá ejercer el cargo.
  • Cuándo: Atender a las fechas límite comunicadas en el grupo.
  • Dónde: demodiversidadv2.oep.org.bo (Usuario/Pass: N° de CI).
  • Soporte: Si no puede ingresar, contacte a Diego (+591 73018413) o Antonia (+591 69819488).

Tarea 3: Gestión de Jurados

  • Qué: Notificar a los jurados y tramitar sus excusas.
  • Por qué: Para asegurar la conformación de las mesas de sufragio.
  • Cuándo: El plazo para excusas venció el 27 de julio. Ahora se tramitan como rehabilitación.
  • Con qué: Formulario de Excusas y respaldos del ciudadano.
  • Dónde: Subir la documentación a la plataforma plataforma-ciudadana.oep.org.bo.

Tarea 4: Jornada Electoral (17 de Agosto)

  • Qué: Fiscalizar y operar la votación.
  • Con qué: Material electoral, credenciales, actas y la app `MonitoreoApk.apk`.
  • Cómo: Presentarse a las 06:00. Entregar material a las 08:00. Si faltan jurados a las 09:00, nombrar reemplazos de la fila. Supervisar, resolver incidencias y usar la app de monitoreo.

Tarea 5: Cierre y Reporte Post-Electoral

  • Qué: Recibir sobres de seguridad y preparar informe final.
  • Por qué: Para entregar los resultados oficiales y formalizar el cierre del proceso.
  • Cuándo: Inmediatamente después del escrutinio el 17 de agosto.
  • Cómo: Recibir sobres A, B y C de los jurados, verificar que estén correctos y preparar un informe formal de actividades para entregar al TSE.

Rol: Asistente Administrativo

Tarea 1: Solicitud de Recursos

  • Qué: Solicitar el presupuesto necesario para el proceso.
  • Por qué: Para recibir los fondos a tiempo y cubrir todos los gastos planificados.
  • Cuándo: Realizar la solicitud cuando se indique en el grupo de coordinación.
  • Con qué: Nota formal y Matriz de Gastos.
  • A quién: Enviar a la coordinadora (`Gabriela`).

Tarea 2: Gestión de Gastos y Descargos

  • Qué: Monitorear, respaldar y reportar todos los gastos.
  • Por qué: Para asegurar la transparencia y preparar la rendición de cuentas.
  • Cuándo: Durante todo el proceso.
  • Con qué: Facturas, recibos y Form N°3 - Comprobante de Egreso.
  • Dónde: Subir los descargos a la carpeta de Drive `DESCARGO DE PROCESOS`.

Tarea 3: Soporte en Jornada Electoral

  • Qué: Apoyar al Notario en tareas administrativas y logísticas.
  • Cuándo: 17 de agosto, desde las 06:00 a.m.
  • Cómo: Gestionar refrigerios, pagos a jurados, solucionar problemas logísticos y usar la app `MonitoreoApk.apk`.

Tarea 4: Rendición de Cuentas Final

  • Qué: Preparar y enviar el informe final de gastos.
  • Cuándo: Fecha límite: 22 de agosto de 2025.
  • Con qué: Formulario N°2, todos los respaldos y reporte de sobrantes.
  • Cómo: Consolidar todos los documentos, gestionar la devolución de fondos sobrantes y enviar el informe completo.

Tarea 5: Proceso de Cobro de Estipendios

  • Qué: Recibir el pago por los servicios prestados.
  • Por qué: Para retribuir el trabajo realizado.
  • Cuándo: Después de que la rendición de cuentas sea aprobada sin observaciones.
  • Cómo: El pago se realiza por transferencia bancaria internacional desde la central del TSE a la cuenta que proveyó en su postulación. Es crucial que sus datos bancarios (IBAN, SWIFT) sean correctos.

Proceso Detallado de Gestión Financiera

Fase 1: Solicitud y Recepción de Fondos

Paso 1: Iniciar la Solicitud

Acción: Rellenar y entregar el Formulario N°1 de Solicitud de Recursos en la Embajada.

  • Adjuntar una hoja simple con sus datos bancarios completos (IBAN, SWIFT/BIC).
  • Asegúrese de que los datos coincidan exactamente con los de su cuenta para evitar rechazos.

Paso 2: Confirmar Recepción en Embajada

Acción: Recibir de la Embajada el comprobante de la transferencia recibida desde Bolivia.

  • Este documento es el primer respaldo del monto total transferido.

Paso 3: Registrar Comisión Bancaria

Acción: Solicitar a la Embajada el comprobante de la comisión bancaria por la transferencia internacional.

  • Este es un gasto administrativo que debe ser registrado.

Paso 4: Confirmar Envío a su Cuenta

Acción: Recibir de la Embajada el comprobante del envío de fondos a su cuenta personal.

Paso 5: Verificar Abono en su Cuenta

Acción: Generar un extracto o comprobante de su propio banco que confirme la recepción del dinero.

  • Crítico: El comprobante debe mostrar claramente el tipo de cambio aplicado el día de la transacción. Este será el tipo de cambio oficial para toda su rendición.

Fase 2: Ejecución y Registro de Gastos

Paso 6: Formalizar la Entrega de Recursos

Acción: Rellenar el Formulario N°2 "Acta de Entrega de Recursos" el mismo día que recibe los fondos.

  • Utilice el tipo de cambio de su extracto bancario (Paso 5).

Paso 7: Documentar Cada Gasto

Acción: Por cada gasto realizado, rellenar un Formulario N°3 "Comprobante de Egreso".

  • Consulte el clasificador presupuestario para asignar el código de partida correcto a cada gasto.
  • Nota para Estipendios: Para pagar a los jurados, utilice la "Planilla de Pago de Estipendio". Cada jurado debe firmarla, adjuntar copia de su DNI y firmar individualmente un Formulario N°4 "Recibo".

Paso 8: Adjuntar Respaldos

Acción: Anexar a cada Comprobante de Egreso (Form. 3) su respectiva factura o Formulario N°4 (Recibo).

  • Si el respaldo es un recibo (Form. 4), es obligatorio adjuntar una fotocopia del DNI de la persona que firma.

Fase 3: Consolidación y Cierre de Cuentas

Paso 9: Resumir los Gastos

Acción: Rellenar el Formulario N°6 "Resumen de Gastos" y obtener la firma del Embajador.

Paso 10: Preparar el Dossier Final

Acción: Imprimir y organizar todo el legajo de documentos en 4 copias idénticas.

  • Distribución: 2 para Bolivia, 1 para la Embajada, 1 para su respaldo personal.
  • Verificación Clave: El monto total gastado y resumido debe coincidir exactamente con el monto total recibido en la Embajada (Paso 2).

Paso 11: Formalizar la Entrega Final

Acción: Rellenar el "Acta de Entrega de Documentación", resumiendo el contenido del dossier, y hacerla firmar por el Embajador.

Paso 12: Anexar Desglose de Documentos

Acción: Crear un "Anexo al Acta de Entrega" que liste detalladamente cada documento entregado (ej: "5 extractos bancarios", "10 recibos", "15 facturas", etc.).

  • Este anexo también debe ser firmado por el Embajador.